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リモートワークを実施しながら企業文化を維持する5つの方法

現在の職場は、かつてないほど「リモート化」が進んでいます。しかし、リモートワークは、日本企業にとって障害ともいえる課題を生み出すことがあります。その一つが企業文化の維持です。遠隔でコミュニケーションを行ったり、協力し合ったり、人間関係を構築したり、アクセスしたりする場合に生じる障害を克服して企業文化を維持していかなければなりません。

このような課題の克服に向けて、リモート勤務を導入しても、企業文化を維持しながら遠隔でマネジメントを成功させることができる５つの方法をまとめました。

1. コミュニケーション手段の確立

リモート（遠隔）でチームをマネジメントするときは、効果的なコミュニケーションが重要になります。適切なプラットフォームを使ってチームのメンバーとのコミュニケーションを頻繁に、優先的に行うことが大切です。一般的に、対面でのミーティングに続いて効果的であるとされるのが、ビデオの活用です。ビデオを使用する場合には、使用前に議題を決め、参加者全員がこの議題を閲覧できるように設定し、実際の会議同様に進行するように手配してください。また、こうしたビデオ会議は、チームミーティングと同様の意義を持つものです。メンバーには出席する重要性を強く伝えてください。こうした手続きにより、リモートワーク中のメンバー全員の繋がりを維持しながらチームの運営を進めていくことができます。ビデオ以外の媒体を使用することもできますが、複雑な媒体を使用しすぎると負担も大きくなりますので注意してください。

2. 信頼関係を築く

リモート勤務では、オフィスのようにその場に応じたコミュニケーションができません。実はこうした即興的なコミュニケーションは、社員での信頼を築き、仕事上の関係を育て上げるために非常に重要なものです。プロジェクトで協力や週末のコミュニケーションは、チームの絆を築くために不可欠なのです。このため、コミュニケーションを透明化することや、チームとの電話会議の時間を設定し雑談をしたり関係性を構築・維持したりすることを検討するのは、意義のあることといえるでしょう。定期的にビデオ会議ができない場合でも、YammerやSlackなどのインスタントメッセージ用アプリケーションを使用すれば、簡単にコミュニケーションすることができます。特に新入社員にとってはメンバーを良く知るためにも有効な方法です。

3. 知識を共有する

知識の共有や協力体制を考慮するときに、日本の雇用主が忘れてならないのは、自社のチームの多くがその分野やテーマに関する専門知識を持っていることです。リモート勤務の場合、こうした専門知識はオフィスで働いているときほど容易に共有することはできません。このため、社員に対し自らの専門知識に関するガイドラインの作成やホストウェビナーの開催、ポドキャストへ録取を奨励することが重要です。こうした取り組みにより、社員たちが知識を共有したり、他の社員の活動を深く知ることができるようになるだけでなく、その社員を評価し称賛する機会も生まれてきます。

4. 積極的に関与する

直接対面しているときは、メンバーの感情や反応を難なく理解することができるでしょう。しかし、互いに離れた場所で仕事をしていると、こうした理解は非常に難しくなります。可能であればビデオ通話を使用して、チームのメンバー同士で顔を合わせ、電話よりも深くコミュニケートしあえる機会を作ってください。それでも一体感が醸成されない場合や、ビデオ通話を使用していないときは、メンバーの声の調子や話し方の変化に注意し、彼らが何を感じているのかを考えてみましょう。さらに、「we（私たち）」や「our（私たちの）」といった「inclusive（仲間意識を感じさせる）」な言葉を使用して、一体感や団結力を醸成するよう努めることも有効です。

5. チームを信頼する

初めて経験する人にとっては特にそうですが、リモートワークやそのマネジメントの初期段階では課題が発生しがちです。しかし、チームのメンバーを信頼することで得られることもたくさんあります。しかし、直接会えない時間を補おうと、過度に細かく管理することは避けた方が賢明でしょう。逆効果になる恐れがあります。その代わり、チームのメンバーを信頼すれば、彼らはあなたが信頼してくれたことに感謝し、チームの仕事上の関係が損なわれることはないでしょう。

リモートワークなど柔軟な働き方の導入は、結果的に社員の強化につながる可能性もあります。信頼され、組織の利益のために働く権限を与えられれば、企業文化がマインドセットに影響し好循環を生み出すこともあります。この段階に到達できれば、もはや働く場所は重要ではなくなり、企業の文化を維持しながらチームをマネジメントできるようになるのです。